Verebus
  • Nederlands
  • Engels

Document Doelgroep Combinatie

05-04-2016

Bij onze opdrachtgevers heb ik vaak uitgebreide gesprekken over de zin en onzin van de documentatie die zij (willen) maken. Hierbij is de belangrijkste vraag altijd: wie gaat jouw document lezen? En kort daar achteraan: en waarom heeft hij deze documentatie nodig?

Tijdens mijn studie Industrieel Ontwerpen noemden we dit vakgebied "Context Mapping". Hierbij denk je aan het begin van een ontwerpproces na over wat de gebruiker/lezer nodig heeft. Hiervoor gebruiken ontwerpers een aantal waardevolle tools die we bij Verebus ook zijn gaan gebruiken.

Persona's

Een persona is een fictief karakter dat de doelgroep representeert. Hiermee maak je de doelgroep echt en bespreekbaar in de hoofden van de technisch auteurs, maar ook bij de opdrachtgever. Als je dan bijvoorbeeld moet beslissen hoeveel diepgang er nodig is om de werking van het systeem te beschrijven, kan de auteur teruggaan naar de persona en het hem (in zijn verbeelding) vragen.

Storyboard

Een storyboard is een (visuele) beschrijving waarin het gebruik van een systeem en de documentatie wordt weergegeven. Tijdens het maken van een storyboard moet je nadenken over de omgeving waarin het document wordt gelezen, op wat voor moment en in wat voor stemming.
Een handleiding wordt bijvoorbeeld misschien meestal gelezen als de bedienaar bij het bedieningspaneel staat, wat een illustratie hiervan wellicht overbodig maakt. De handleiding wordt misschien juist gebruikt bij een storing in de machinekamer, en in zo'n stressvolle situatie is er misschien een grote behoefte aan een goede index.

Focusgroepen

Meerdere mensen hebben een belang bij technische documentatie. Om in overeenstemming te komen, maar ook beter te begrijpen wat de doelen zijn van een document, kun je het beste groepen belanghebbenden bij elkaar brengen in een workshop. Liefst met de lezers erbij. Tijdens een focusgroep stel je zo'n groep een aantal vragen en laat je ze hierover discussiëren. Zo krijg je meer begrip voor de drijfveren van je belanghebbende.

En dan?

In de marketing hebben mensen het graag over een Product Markt Combinatie strategie, in de technische documentatie zouden we kunnen spreken van een Document Doelgroep Combinatie (DDC) strategie. Op basis van een grondige context mapping kun je een goede DDC strategie bepalen. Hiermee maak je documentatie die goed gelezen gaat worden.

Els Wagenaar

  • Deel dit artikel: